Vollständige Richtlinie

1 Informationen zur Datenerhebung

1.1 Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen nach Art 13 Abs. 1a,b DS-GVO

Geschäftsführerin: Reinhild Kautzsch, Anton-Bruchausen-Str. 6, 48147 Münster, E-Mail: kautzsch@bildungsinstitut.de

Datenschutzbeauftragter: Marcus Wolpert, Anton-Bruchausen-Str. 6, 48147 Münster, E-Mail: wolpert@bildungsinstitut.de

1.2 Lehr-Lern-Plattform moodle.bildungsinstitut.de

Das Bildungsinstitut Münster e. V. mit seinen Fachabteilungen German Language Academy – Deutsche Sprachenakademie und Akademie für Pflege und Gesundheit – Schule für Pflegeberufe betreibt zur Organisation und Gestaltung zeit- und/oder ortsunabhängiger Lehr-Lern-Prozesse auf eigenen Servern das webbasierte Learning-Management-System Moodle erreichbar über moodle.bildungsinstitut.de. Die Lehr-Lern-Plattform basiert auf der Open-Source-Software Moodle (Modular Object-Oriented Dynamic Learning Environment) und verfügt über eine Integration des Open-Source-Webkonferenzsystems BigBlueButton für synchronen Live-Online-Unterricht über Video- und Audioübertragung, das ebenfalls auf eigenen Servern des Bildungsinstitut Münster e. V. betrieben wird.

Für den Zugang zu der Moodle-Instanz des Bildungsinstituts Münster e. V. wird ein gültiger Nutzeraccount benötigt. Für die Einrichtung dieses persönlichen Zugangs ist die elektronische Speicherung von Name und Vorname, E-Mail-Adresse sowie Anmeldename notwendig. Das Bildungsinstitut Münster e. V. legt mit Einverständnis der Teilnehmenden ein Nutzerkonto bei einer Teilnahme an einem Bildungsangebot an. Teilnehmende erhalten eine vom System generierte E-Mail mit vorläufigen persönlichen Anmeldedaten, die bei erstmaliger Anmeldung geändert und individuell festgelegt werden müssen. Darüber hinaus ist es Besuchern der Website moodle.bildungsinstitut.de möglich, sich eigenständig einen Account anzulegen. Zugriff auf virtuelle Kursräume besteht damit nicht.

Die Einschreibung in einen virtuellen Kursraum wird manuell durch Mitarbeitende bzw. Lehrende des Bildungsinstituts Münster e. V. vorgenommen. Über ein personalisiertes Dashboard gelangen Teilnehmende daraufhin in den virtuellen Kursraum des besuchten Bildungsangebots. In den virtuellen Kursumgebungen werden Arbeitsmaterialien und Lernaktivitäten bereitgestellt. Zudem können Teilnehmende und Lehrende in ihrem Kurs auf verschiedenen Wegen miteinander kommunizieren und kooperieren. Jeder Kurs ist so konfiguriert, dass nur angemeldete und eingeschriebene Teilnehmende Zugang haben und aufrufen können. Externen Berechtigten wie z. B. Kostenträgern kann mit einem festgelegten Passwort der (temporäre) Zugriff auf einen Kurs als Gast gewährt werden (z. B. zu Prüfzwecken).

1. 3 Rechtliche Grundlagen der Datenverarbeitung auf der Lehr-Lern-Plattform

Art. 6 Abs. 1a DS-GVO: Die betroffene Person hat ihre Einwilligung zu der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten für einen oder mehrere bestimmte Zwecke gegeben.

Art. 9 Abs. 2a DS-GVO: Die betroffene Person hat in die Verarbeitung der genannten personenbezogenen Daten für einen oder mehrere festgelegte Zwecke ausdrücklich eingewilligt, es sei denn, nach Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten kann das Verbot nach Absatz 1 durch die Einwilligung der betroffenen Person nicht aufgehoben werden.

1.4 Gegenstand und Umfang der Datenverarbeitung auf der Lehr-Lern-Plattform

Die Lehr-Lern-Plattform Moodle ist Bestandteil des Unterrichts beim Bildungsinstitut Münster e. V. Sie wird ergänzend zu klassischen Präsenzveranstaltungen eingesetzt (z. B. um Materialen und Dokumente zu hinterlegen, zusätzliches Selbstlernen zu organisieren etc.) oder im Rahmen von Blended-Learning sowie Online-Kursformaten genutzt (Unterricht findet teilweise oder komplett synchron oder asynchron virtuell über das Internet statt). Auf der Lehr-Lern-Plattform moodle.bildungsinstitut.de werden die nachfolgend spezifizierten Kategorien personenbezogener Daten von Nutzerinnen und Nutzern verarbeitet.

1.4.1 Bestandsdaten

Verwaltungskräfte des Bildungsinstituts Münster e. V. richten für Teilnehmende der Bildungsangebote ein Nutzerkonto auf der Lehr-Lern-Plattform Moodle ein. Die Registrierung erfolgt ausschließlich dann, wenn aus lehr-lern-spezifischen Gründen der Bedarf an einem Nutzerkonto besteht. Teilnehmende werden mit ihrem Einverständnis registriert. Darüber hinaus ist es Besuchern der Website moodle.bildungsinstitut.de möglich, sich eigenständig einen Account anzulegen. Zugriff auf virtuelle Kursräume besteht damit nicht.
Im Nutzerprofil sind Anmelde- bzw. Benutzername der Person, deren Vor- und Nachname, ihre E-Mailadresse, die Moodle-User-ID sowie optionale Profildaten (Nutzerbild, Stadt, Land, Beschreibung), die freiwillig ergänzt werden können, gespeichert.

1.4.2 Kursdaten und -einschreibungen

Teilnehmende werden von Mitarbeitenden und Lehrenden des Bildungsinstituts Münster e. V. in die für sie vorgesehenen virtuellen Kursräume eingeschrieben. Die Einschreibungen in Moodle-Kurse werden durch das System automatisch gespeichert.

1.4.3 Nutzungsdaten / Log-Daten, die bei der Nutzung der Lehr-Lern-Plattform entstehen

Nutzungsdaten entstehen durch die Aktivität der Nutzer/innen im System. Welche Aktionen sie durchführen können, ist abhängig von ihrer Rolle. Bei jeder Aktion innerhalb der Lehr-Lern-Plattform Moodle protokolliert das System automatisch die folgenden Log-Daten und Aktivitäten:

• Vorname, Nachname und User-ID der agierenden Person

• Ggfs. Vorname, Nachname und User-ID der betroffenen Person

• IP-Adresse des aufrufenden Rechners

• Datum und Uhrzeit des Aufrufs

• Quelle des Aufrufs

• Ereignisname und Aktion (inkl. Beschreibung, z. B. Ansichten und Zugriffe auf Lernmaterialien im Kurs)

• betroffener virtueller Kursraum

• Login/Logout-Zeitpunkt

• Online/Offline-Status

Darüber hinaus speichert die Lehr-Lern-Plattform Moodle im Profil der Nutzer/innen diese Daten:

• Zeitpunkt des ersten Zugriffs auf die Website

• Zeitpunkt des letzten Zugriffs auf die Website

• Zeitpunkt des letzten Zugriffs auf einen virtuellen Kursraum

• Zuletzt benutzte IP-Adresse

1.4.4 Inhaltsdaten

Inhaltsdaten entstehen durch die Nutzer/innen selbst und in Abhängigkeit von ihrer Rolle. Die Nutzer/innen können Inhalte zum Beispiel in Abstimmungen, Feedbackumfragen, Hyperlinks, Kalendern, Gruppenverwaltung, Aufgaben, Tests, interaktiven Übungen, Foren, Glossaren oder Wikis sowie lernraumübergreifend in den Mitteilungen (Messaging) erstellen. Auch Dateien, die von Teilnehmenden in den virtuellen Kursraum hochgeladen wurden, zählen zu Inhaltsdaten.

Zu dieser Datenkategorie zählen auch Bewertungen, die für bewertete Lernaktivitäten vergeben werden. Die Bewertungen können entweder wie bei elektronischen Selbsttests automatisch durch das System erfolgen oder wie bei Aufgaben manuell durch die Lehrenden.

Zusätzlich betreibt das Bildungsinstitut Münster e. V. auf eigenen Servern über ein Moodle-Plugin das Open-Source Webkonferenzsystem BigBlueButton zur Einrichtung und zum Abhalten von virtuellen Meetings und Webkonferenzen (mit Audio- und Videoübertragung). Die Webkonferenzen können in den virtuellen Kursräumen von autorisierten Nutzer/innen bzw. den Lehrenden eingerichtet werden. Bei der Nutzung der Webkonferenzsysteme werden die Logdaten der Konferenzteilnehmenden automatisch protokolliert. Video, Audio und Chat werden nur für die Dauer einer Konferenz gespeichert

Es besteht die Möglichkeit, dass Lehrende die Webkonferenzen aufzeichnen und die Aufzeichnung nach Beendigung einer Live-Sitzung den Teilnehmenden im virtuellen Kursraum „on demand“ zur Verfügung stellen. Hierzu wird ein gesondertes Einverständnis der Konferenzteilnehmenden eingeholt.

1.4.5 Cookies

Auf der Moodle-Website werden zwei Cookies verwendet:

• MoodleSession: Das wichtigste Cookie heißt MoodleSession. Sie müssen dieses Cookie erlauben, damit Ihr Login bei Ihren Moodle-Zugriffen von Seite zu Seite erhalten bleibt. Nach dem Ausloggen oder dem Schließen Ihres Webbrowsers wird das Cookie im Browser und auf dem Server gelöscht.

• MoodleID: Dieses Cookie dient der Bequemlichkeit. Es speichert den Anmeldenamen im Webbrowser und heißt standardmäßig MoodleID. Dieses Cookie bleibt auch nach dem Ausloggen aus Moodle erhalten. Beim nächsten Login ist dann Ihr Anmeldename dann bereits eingetragen. Dieses Cookie brauchen Sie nicht zu erlauben, Sie müssen dann allerdings bei jedem Login Ihren Anmeldenamen wieder neu eingeben.

Cookies werden auf dem Rechner des Nutzers/der Nutzerin gespeichert und von diesem an uns übermittelt. Daher haben Nutzer/innen die Kontrolle über die Verwendung von Cookies. Durch eine Änderung der Einstellungen in Ihrem Internetbrowser können Sie die Übertragung von Cookies deaktivieren oder einschränken. Bereits gespeicherte Cookies können jederzeit gelöscht werden. Dies kann auch automatisiert erfolgen. Zu beachten ist, dass möglicherweise nicht mehr alle Funktionen von Moodle vollumfänglich genutzt werden können, wenn Cookies deaktiviert werden.

1.4.6 Einbindung von Diensten und Inhalten Dritter

Es kann vorkommen, dass innerhalb der Lehr-Lern-Plattform Inhalte Dritter, wie zum Beispiel Videos von YouTube oder aus Mediatheken des öffentlich-rechtlichen Rundfunks, Lernanwendungen, Texte oder Grafiken von anderen Webseiten eingebunden werden. Dies setzt immer voraus, dass die Anbieter dieser Inhalte ("Dritt-Anbieter") die IP-Adresse der Nutzer wahr nehmen. Ohne die IP-Adresse könnten sie die Inhalte nicht an den Browser des jeweiligen Nutzers senden. Die IP-Adresse ist damit für die Darstellung dieser Inhalte erforderlich. Das Bildungsinstitut Münster e. V. ist bemüht, nur solche Inhalte zu verwenden, deren jeweilige Anbieter die IP-Adresse lediglich zur Auslieferung der Inhalte verwenden. Jedoch haben wir keinen Einfluss darauf, falls die Dritt-Anbieter die IP-Adresse z.B. für statistische Zwecke speichern.

2. Zweck der Datenverarbeitung

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten in der Lehr-Lern-Plattform Moodle erfolgt im Einklang mit Art. 5 DS-GVO zweckgebunden und unter der Maßgabe der Datenminimierung. Bestands-, Kursraum‑, Nutzungs- und Inhaltsdaten werden zum Zwecke der Vorbereitung, Organisation und Durchführung von Lehrveranstaltungen, der Vermittlung der Lehrinhalte und der Lernerfolgskontrolle verarbeitet. Die Nutzungsdaten werden darüber hinaus zum Zweck der Administration und Pflege des Systems, dem technischen Controlling, der Fehlersuche bei technischen Problemen oder der Klärung von Sicherheitsvorfällen verwendet.

3. Dateneinsicht

In der Lehr-Lern-Plattform Moodle existieren folgende Nutzerrollen mit aufsteigendem Rechteumfang:

Administrator/in	hat alle Verwaltungs- und Nutzungsrechte
Manager/in	darf alle Kurse ansehen und bearbeiten, ohne in die Kurse eingeschrieben zu sein.
Verwaltung	darf neue Teilnehmer/innen und Kurse anlegen und in den neuen Kursen Rollen und Rechte vergeben, außerdem können sie BigBlueButton-Räume und Feedback-Aktivitäten in den Kursen anlegen
Trainer/in	darf einen Kurs verwalten, Ressourcen hinzufügen, Aktivitäten bearbeiten und Teilnehmer/innen beurteilen.
Trainer/in ohne Bearbeitungsrecht	darf in Kursen unterrichten und Bewertungen von Teilnehmer/innen vornehmen, aber keine Änderungen am Kurs oder den Kursinhalten vornehmen
Teilnehmer/in	kann auf einen Kurs zugreifen und an den Kurs-Aktivitäten teilnehmen
Gast	kann Kurse ansehen, aber nicht an Kurs-Aktivitäten teilnehmen (Zugang passwortgeschützt)
Authentifizierte/r Nutzer/in	Rolle, die alle angemeldeten Nutzer/innen auf der Startseite habenhaben

Diese Rollen haben in unterschiedlichem Maße Einsicht in personenbezogene Daten auf der Lehr-Lern-Plattform Moodle. Die Dateneinsicht erfolgt nur zum angegebenen Zweck, insoweit es zur Aufgabenerfüllung notwendig ist. Es gilt zudem der Grundsatz der Datenminimierung.

4. Rechtematrix

In der nachfolgenden Rechtematrix ist aufgelistet, welche Daten für welche Rollen sichtbar sind. In der Tabelle wird von der Rolle „Teilnehmer/in“ inne ausgegangen:

Meine Daten…	sind sichtbar für…	Teilnehmende			Lehrende und Beschäftigte des BIMS e.V.
		Für mich selbst im Profil bzw. im eingeschriebenen Kurs	jeden Teilnehmenden in Moodle	Teilnehmende in meinem Kurs (Roll: Teilnehmer/in)	Lehrende (Rolle Trainer/in)	Verwaltungskräfte (Rolle "Verwaltung")	Manager/in & Administrator/in
Meine Bestandsdaten
Vor- und Nachname
Anmeldename
E-Mail-Adresse
meine optionalen/freiwilligen Profildaten (Nutzerbild, Stadt, Land, Beschreibung etc.)
Meine Kursdaten
Liste meiner Einschreibungen in Moodle-Kurse des BIMS e.V.
Meine Nutzungsdaten
IP-Adresse
Log-Daten, Aktivitätsprotokoll (Klicks auf der Moodle-Seite)
Bericht (Ansichten und Zugriffe auf Lernmaterialien im Kurs)
Online-Status wenn online
Zeitangabe letzter Zugriff auf den Kurs
Meine Inhaltsdaten
Beiträge zu Kursaktivitäten
Hochgeladenen Dateien
meine Aktivitäten/Teilnahme in einer BigBlueButton-Konferenz (Videokonferenz)
Mitteilungen (mittels Messenger)
Bewertungen (Antworten/Benotungen in Aufgaben)
Kategorien für die Sichtbarkeit
möglich
nur, wenn dies durch den verantwortlichen Lehrenden für die ausgewählte Aktivität eingestellt wurde
nicht möglich
Standardeinstellung: E-Mail-Adresse ist nicht sichtbar, kann individuell in den Profileinstellungen so eingestellt werden

5. Dauer der Speicherung

Personenbezogene Daten werden gemäß Art. 5, Abs. 1e DS-VGO in einer Form gespeichert, die die Identifizierung der betroffenen Personen nur so lange ermöglicht, wie es für die Zwecke, für die sie verarbeitet werden, erforderlich ist. Sie dürfen länger gespeichert werden, soweit die personenbezogenen Daten vorbehaltlich der Durchführung geeigneter technischer und organisatorischer Maßnahmen, die von dieser Verordnung zum Schutz der Rechte und Freiheiten der betroffenen Person gefordert werden, ausschließlich für im öffentlichen Interesse liegende Archivzwecke oder für wissenschaftliche und historische Forschungszwecke oder für statistische Zwecke gemäß Artikel 89 Absatz 1 verarbeitet werden („Speicherbegrenzung“).

5.1. Moodle Account

Die auf der Lehr-Lern-Plattform Moodle protokollierten Log-Daten über die Aktivitäten der Nutzer werden nach einer Frist von 150 Tagen automatisch und vollständig gelöscht.

Inaktive Benutzeraccounts und damit personenbezogene Daten werden ein Jahr nach dem letzten Zugriff auf die Lehr-Lern-Plattform gelöscht mit Ausnahme der Beiträge in Kursaktivitäten, Dateien und Mitteilungen. Die letztgenannten Daten bleiben weiter bis zur Löschung des jeweiligen virtuellen Kursraumes erhalten. Jede/r Nutzer/in kann über ihr / sein Nutzerprofil die Löschung des Accounts beantragen.

5.2 Moodle-Kurse

Virtuelle Kursräume eines Bildungsangebots sind nach Ende des Durchführungszeitraums noch drei Monate aktiv und für Teilnehmende erreichbar. In der Regel werden die virtuellen Kursräume nach Ablauf der drei Monate manuell gelöscht..

6. Kenntnisnahme

Mit der Registrierung und Nutzung der Lehr-Lern-Plattform Moodle haben Sie von der bezeichneten Datenerhebung und -verwendung Kenntnis genommen.